MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI

Dalam organisasi atau dunia bisnis, kita tidak akan luput dari kata “manajemen”. Namun apa itu manajemen? Manajemen sendiri secara umum berarti “seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain atau bersama”. Menurut Mary Parker Follet, defenisi tersebut berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Jadi, bisa kita simpulkan bahwa manajemen itu merupakan suatu alat untuk menyelesaikan suatu tujuan dengan cara mengatur dan mengarahkan orang lain.

          Dari hal tersebut kita bisa mengetahui bahwa manajemen sangat penting dalam melakukan suatu bisnis atau berorganisasi. Dikarenakan, dalam menjalankan suatu tujuan diperlukan suatu rencana, pengaturan, solusi, dan berbagai hal lainnya sehingga tujuan tersebut bisa tercapai.

          Meskipun demikian, dalam manajemen tidak seluruhnya tugas diberikan kepada satu orang (pemilik), setiap organisasi tentu saja membutuhkan beberapa orang yang dapat membantu sehingga tujuan akan lebih mudah diwujudkan, serta dibutuhkan beberapa cara sebagai bantuan dalam mencapai tujuan tersebut. Oleh sebab itu, dalam materi ini akan dijelaskan lebih detail mengenai manajemen dalam dunia bisnis.

1.)                   TATA KERJA, PROSEDUR KERJA DAN PEDOMAN KERJA

A    Tata kerja

®    Pengertian: Suatu cara yang ditempuh untuk mengatur sebuah pekerjaan agar terlaksana dengan baik dan efisien

®    Contoh: Dalam mencapai tujuan target pendapatan aset pemasukan perusahaan ,yang harus semakin membaik dari tahun ke tahunnya. maka kita harus memikirkan solusi yg amat baik maupun kompeten untuk kemajuan perusahaan.

B   Prosedur Kerja

®    Pengertian: Tahapan dalam tata kerja tentang bagaimana mengelola sebuah pekerjaan, yang mengandung pengertian tentang apa, untuk apa, dan bagaiman pekerjaan harus diselesaikan

®    Contohnya : daftar struktur perpustakaan ,ataupun koperasi yang digambarkan dari ketua organisasi ,sampai staff-staff bawahan.

C.    Pedoman Kerja

®    Pengertian: suatu standar atu pedoman tertulis yang digunakan untuk mendorong dan menggerakan suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan organisasi

D.   Sistem kerja :

®    Pengertian: satu kesatuan antara tata kerja dan prosedur kerja sehingga membentuk suatu pola yang dapat dengan tepat menyelesaikan sebuah pekerjaan

®    Contohnya : intruksi ataupun suatu peraturan dari perusahaan ataupun kesatuan organisasi ,misalkan dalam ketepatan waktu hadir kerja ,rapat ,dll

2.)               MENYUSUN BUKU PEDOMAN

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, buku pedoman merupakan suatu pedoman yang digunakan untuk menggerakkan suatu kelompok untuk melaksanakan atau mencapai suatu tujuan organisasi.Pedoman kerja juga merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan danyang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

®    Berikut tujuan dari pedoman kerja :

1.      Memperjelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam orgaisasi.

2.      Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.

3.      Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas atau pegawai dari malpraktik atau kesalahan     administrasi lainnya.

4.      Untuk menghindar kegagalan,kesalahan,keraguan,duplikasi, dan inefisiensi.

5.      Memperlancar tugas petugas tim/unit kerja

6.      Sebagai dasar hukum jika terjadi penyimpangan.

7.      Mengarahkan petugas untuk sama-sama disiplin.

8.      Sebagai pedoman melaksanakan pekerjaan rutin

®    Pedoman kerja dibutuhkan kondisi sebagai berikut :

1.      Sebelum suatu pekerjaan dilakukan

2.      Ketika mengadakan penilaianapakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik/tidak

3.      Ketika terjadi revisi, jika ada perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja.

®    Berikut hal yang harus dimasukkan ke dalam buku pedoman kerja:

1.       Jam masuk kerja

2.       Jam istirahat

3.       Hari libur

4.       Pemberian cuti

5.       Pemberian izin kerja

6.       Peraturan dan ketetapan perusahaan

7.       Peninjauan terhadap gaji dan kinerja

8.       Pemberian jam lembur/tambahan waktu kerja

9.       Tunjangan kesehatan dan pengobatan

10.   Rencana Pensiun

11.   dan lain-lain

®    Dengan adanya pedoman kerja, maka terdapat beberapa keuntungan :

1.      Alat pendidikan, terutama bagi pegawai baru

2.      Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja.

3.      Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat.

4.      Alat untuk mengatur tata ruang kantor.

5.      Alat untuk menghindarkan adanya pekerjaan yang menumpuk.

6.      Alat perencanaan kerja dan pengembangannya di kemudian hari.

7.      Alat mengadakan klasifikasi,uraian, dan analisi jabatan.

8.      Alat menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh proses kerja.

9.      Alat untuk mempersiapkan mekanisme prosedur.

3.) Manfaat tata kerja, prosedur kerja, pedoman kerja, dan sistem kerja. 

Berikut ini merupakan manfaat dari menggunakan tata kerja, prosedur kerja, pedoman kerja, dan juga sistem kerja. Diantaranya:

1.       Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas

2.       Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu

3.       Keletihan dalam bekerja dapat diatasi

4.       Pekerjaan yang terbengkalai dapat diatasi

5.       Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif

6.       Dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat – tepatnya

7.       Dapat dijadikan sebagai pedoman kerja

KUALIFIKASI DAN KEBUTUHAN SEKRETARIS DALAM BISNIS

1.) Pentingnya sekretaris dalam bisnis :

Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi. Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut :

1. Peranan sekretaris terhadap atasan :

a. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.

2. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan) :

a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.

Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan suasana hubuungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.

2.)    Kualifikasi sekretaris

Seorang sekretaris yang profesional mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik jika tidak pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretarisannya akan berjalan dengan kurang baik. Secara umum, syarat untuk menjadi seorang sekretaris harus mempunyai minat untuk melaksanakan tugas kesekretarisan dan keahlian (skill) dibidang kesekretarisan sesuai dengan pengertian atau definisi tentang sekretaris.

Sedangkan syarat-syarat lain untuk menjadi sekretaris sebagai berikut :
1. Syarat kepribadian, yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi sekretaris, seperti penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan baik, pandai bergaul, dapat dipercaya, memegang teguh rahasia, dll.
2. Syarat pengetahuan umum, yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum serta secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. Hal ini penting karena seorang sekretaris menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang dilakukan oelh seorang pimpinan sehingga kurang mengikuti perkembangan yang terjadi tentunya dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya.
3. Syarat pengetahuan khusus, yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia berkerja. Biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti sekolah tentang manajemen kesekretarisan.
4. Syarat skill dan teknik kesekretariatan, kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretarisannya, seperti kemampuan mengetik, koresponden, stenograf, dan kearsipan.
5. Syarat praktek, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, seperti meneriam tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan.

Berdasarkan perkembangan tugas dan fungsi sekretaris dewasa ini, makna sekretaris dapat mempunyai makna ganda, seperti :
1. Orangnya, yaitu seseorang yang telah memenuhi syarat-syarat tertentu dan dipandang mampu serta cakap dalam melaksanakan tugas-tugas kesekretarisan.
2. Jabatannya, yaitu wewenang dengan sekelompok tugas yang merupakan tanggung jawab tertentu, yakni tanggung jawab kesekretarisan.

Dengan demikian, peranan sekretaris terhadap kelancaran pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pimpinan sangat besar sehingga jabatan seorang sekretaris merupakan jabatan yang menuntut profesional yang tinggi. Jadi, kemampuan pribadi seorang sekretaris dan kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari menjadi bagian penting yang tidak dapat dipisahkan pada tugas seorang sekretaris.